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仕事と日報の関係とは
建築業界における日報とは、その日行った仕事の作業内容を上司に報告するための文書のことです。
日報を書く側の現場の職人からすると、その日の仕事の振り返りをする機会になり、次の日からの業務の改善に繋げられます。日報を受け取る側の上司からすると、職人たちの仕事ぶりや現場の状況を把握することができ、より良いマネジメントに繋げることができます。現場の職人と上司とのコミュニケーション手段として、日報は不可欠なものであるといえます。ここからは、より具体的に、日々の仕事で日報を活用することの効果をいくつかピックアップしていきます。
仕事で日報を書くことによる効果
最適な人員配置が可能になり、人件費の削減につながる
建築業界では、建設工事にかかる費用のうち、約3割が人件費だといわれています。日報を集計することにより、元々想定していた労働力と、実際の労働力とを比較することができます。
例を出すと、もし人員不足だった場合、仕事の納期遅れや予定外の残業代の支出につながっていることがわかります。逆にもし人員過剰だった場合、人件費をかけすぎていたことがわかります。日報を集計・分析することで、最適な人員数を割り出せるので、最小限の人件費で、仕様書通りの品質の工事をすることが可能になります。また、これがデータとして残るため、次回以降、人員を何人派遣しようか判断するときの判断材料として活用できます。
仕事や作業の生産性アップ
日報により、仕事や作業の生産性がアップするとはどういうことでしょう？
例えば、仕事のユニットバスを取り付ける工事がありますが、日報の報告から、この作業に3時間かかったことが分かったとします。この時もし、上司には長年の経験があり、同じ作業に1時間30分しかかからないという状況であれば、そこには2倍もの生産性の違いがあるということになります。これは少々極端な例かもしれませんが、このように現場の生産性をアップさせるヒントはあらゆるところに転がっています。そして日報を活用することによってこれらのヒントを拾い上げることができるのです。
適切な労働環境の整備
建設業界に限らず、自社の従業員に適正な労働環境を整備することは、経営者にとって義務といえます。従業員からの信頼なしには、会社も仕事も成り立ちません。そこで役立つのが日報です。
例えば、次のような内容が日報に記載されていたとしましょう。
「前日も夜遅くまで作業をしていたため、気を抜いてしまう時間帯があった」
「工期に間に合わなさそう」
「一人当たりの作業量が最近増えている気がする」
これらの内容から、「人員不足ではないか？」「そもそもの工期に無理があるのではないか？」ということが読み取れます。それはつまり、適切な労働環境が整備されていないということを意味します。こういった状況を打破する機会を作り出せるのが、日報を活用する効果の1つといえます。
証拠を残すことができ、仕事でよくある「言った、言わない」のトラブルを回避することができる
日報で作業の報告を文字として証拠を残すことによって、「言った、言わない」のトラブルを回避することができます。これで万が一トラブルが起きた時でも、証拠が残っているので安心です。
例えば、次のような状況があったとしましょう。
・元請けから急に、自社の社員が現場に来ていなかったため、人工の支払いはしないと言われた。ただ、3ヶ月前の話なので、詳細が確認できず泣き寝入りするしかない
・残業代が正しい金額支払われていないが、正しい残業時間を証明できるものが手元になく、抗議できない。
どちらの場面の問題も、従業員と経営者が合意している日報があれば、しっかりと解決することができるでしょう。
無料施工管理アプリ 「テラ施工管理」で日報管理
このように日報を仕事で活用することによるメリットは多くありますが、その一方で、紙で管理する場合、手間が多いのもまた事実でしょう。紙の日報の場合、職人さんが毎度現場に紙を持参し、記入して、作業後に会社に提出しに行かなければなりません。これではなかなか職人さんからの支持を得られないでしょう。受け取る上司側からしても、紙の日報の場合、管理するためにファイリングしたりするのも大変面倒です。
こんな時に紙ではなくスマホで日報が使えたらどうでしょう。
『テラ施工管理アプリ』ではスマホで完結する日報を、完全無料で活用することができます。
これによって職人さんは現場に紙を持参する必要がなく、いつでもどこでも日報を提出できるようになり、現場からの直行直帰も可能になります。紙と違って修正するのも容易です。受け取る側の上司としても、もちろん管理が楽になります。スマホだけでなくタブレット・パソコンにも対応しているため、事務所のパソコンから職人さん達の日報を管理することも可能です。
