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建設業における業務日誌とは？エクセルを使うとどうなる？
業務日誌とは、その日に行った業務を報告するためのものです。
あらゆる業種で業務日誌が書かれていますが、建設業においても同様、業務日誌を書くのは重要な業務です。特に、建設業における業務日誌は「工事日報」や「作業日報」と呼ばれることもあります。
エクセルは追加費用なしで導入・運用でき、さらにはインターネット上から無料のテンプレートをダウンロードすることができます。
そのため導入のハードルが低く、手書きよりも作業効率を向上できることが、エクセルを利用するメリットの1つでしょう。
今回は建設業における業務日誌の必要性を再確認した後に、エクセルのおすすめの活用法や注意点について見ていきましょう。
日誌の意味と目的
業務日誌はなぜ書く必要があるのでしょうか？
業務日誌は単なる記録作業に思われがちですが、意味や目的を理解することでいかに業務日誌が重要なのか分かります。
ここでは大きく３つのポイントを挙げています。
改めて業務日誌を作成する意味や目的について再確認しましょう。
作業内容の把握のため
1つ目は作業内容の確認をするためです。
作業内容を業務日誌に毎日記入することで、全体の何割の作業が終わっているのか確認できます。
また作業の抜けはないか、確認することもできます。
作業の進捗具合の確認のため
2つ目は作業の進捗具合の確認のためです。
業務日誌を作成することで現場にいない人でも作業の進捗具合が分かるように書かなければなりません。
また下請け会社と契約を結び、工事を依頼している場合もあります。
その場合は「下請け会社の進捗具合はどうか」「契約通りの工事を行っているか」ということも確認するためにも業務日誌は重要です。
労働実態の把握
3つ目は労働実態の把握のためです。
労働実態を把握することでできることは以下の３つです。
労務管理
建設業界においては会社や事務所によらず、直接現場に出勤・退勤することが多く、タイムカードでの勤怠管理を行うことは難しいです。
そこで業務日誌に作業開始時間と終了時間を記入し、タイムカードの代わりに用いることで、勤怠管理を行うことができます。
労働環境の改善
業務日誌では作業の開始時間と終了時間、作業内容などを記入し、労働実態を把握することができます。
1人当たりの作業量が多すぎるとその作業員にとって大きな負担になってしまいます。
業務日誌を用いることで、作業員一人一人が適切な働き方をしているのかを見える化することができ、問題に気が付きやすくなります。
人件費の削減
上記の通り、業務日報は作業員一人一人の労働実態を見える化することができます。
もし1人当たりの作業量が少なすぎると会社の損失に繋がります。
建設業界における人件費は約3割と言われているため、1人当たりの作業量が少なすぎる場合には人員配置を見直すことで、人件費の削減にも繋げられるでしょう。
業務日誌におけるエクセルの活用方法
エクセルで業務日誌を作成するには基本的に３通りの方法があります。
1から自社に合わせて作成
1つ目は、テンプレートをダウンロードせず、1から自社で作成することです。自分たちの欲しい情報だけを載せることができるので、使いやすさを追求することが出来ます。
一見難しそうに感じるかもしれませんが、まずは必要な項目を洗い出したあとに枠を作ると、思ったよりも簡単にテンプレートを作成することができます。
インターネット上から無料でダウンロード
2つ目はインターネット上からダウンロードする方法です。
インターネット上に公開されているものはほぼ無料でダウンロードすることができます。
そのため導入に対する抵抗感も少ないでしょう。
ダウンロードしたものに必要な情報を追加
3つ目はダウンロードしたテンプレートに、必要な情報を追加する方法です。
インターネット上には多くの業務日誌のテンプレートがありますが、自社にピッタリあったものを探すのは大変でしょう。
しかしエクセルであれば、ダウンロードしたテンプレートに自由に手を加えることも可能なのです。
ここで３つのエクセルの活用方法を挙げましたが、おすすめしている方法は3つ目の「ダウンロードしたテンプレートに必要な情報を追加する」ことです。
ダウンロードしたテンプレートをもとにしているため、始めから作成する手間が省けます。さらに自由に手を加えることができるため、自社にぴったり合ったものを利用することも可能です。
エクセルを利用する際の注意点
エクセルは業務を効率化できる一方、注意しておくべき点もあります。
注意点もしっかりおさえておきましょう。
情報管理の工夫が必要
エクセルはデータが増えれば触れるほど、重くなり操作性が悪化してしまいます。
さらにファイルの数も増えると探しているデータを探すのが大変になってしまいます。
そのため、ファイルの保管場所に配慮したり、ファイルの名前を見つけやすいように工夫したりする必要があります。
建設業専用の業務日誌を選ぶ
エクセルの業務日誌は汎用性が高く、あらゆる業界に用いられています。
一般的な会社で用いられる業務日誌とは記載項目も異なるため、建設業用のテンプレートを選ぶようにしましょう。
まとめ
今回は建設業における業務日誌の必要性などを再確認した後に、エクセルのおすすめの活用法や注意点について見てきました。
エクセルでの業務日誌は無料で導入・ダウンロードでき、手書きよりも効率よく作成できます。
業務日誌をエクセルで作成する際には、無料でダウンロードしたテンプレートに必要な情報を書き加える方法がおすすめです。
最後にはエクセルを利用する際の注意点についてお伝えしました。
エクセルを利用する際には、情報管理の工夫が必要で、テンプレートを選ぶ際には建設業向けのものを選ぶようにしましょう。
エクセルと同じように使える、施工管理アプリもあります。
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スマホ一つでいつでもどこでも提出可能
現場作業後、現場から直接工事日報を提出できます。
記入項目も必要なものにまとまっているため、従業員の負担もグッと減らすことができます。
すぐ全体で共有可能
テラ施工管理の工事日報は現場ごとのトークルームの中で提出します。
作成した工事日報はメールなどで提出する必要なく、共有することができます。
管理がしやすい
作成した工事日報は、カレンダーからすぐに確認することができます。
そのため探している日の日報を手間なく見つけることができ、管理も簡単です。
