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工事日報とは？
そもそも工事日報とは、その日に行った工事の作業内容などを記載するものです。
工事日報を作成することで、予定通りに工事が進んでいるのか把握することもできます。
今回は工事日報を書く目的を再確認したあとに、エクセルでの工事日報の作成方法やメリット・デメリットについて見てみましょう。
工事日報の目的
まずは工事日報を作成する目的についてです。
毎日の業務の中で工事日報を書いてはいるものの、何に活かされているのか分からないと感じている方もいるかもしれません。
改めてここで工事日報の目的と、その重要性を再確認しましょう。
工事日報を作成する目的は大きく分けて以下の3点があります。
- 工事の進捗確認
- 適正な労働環境作り
- 生産性の向上
それぞれについて具体的に見てみましょう。
工事の進捗確認
工事日報ではその日に行った作業内容を記入します。
そのため、全体の工程の中でどの程度工事が終了したのかを目に見える形にすることで、作業の進捗具合を確認することができます。
また毎日の業務の中で作業の進捗具合を記入することで、工事全体のどの程度が終わったのかを再認識することで、スケジュールを再調整することもできます。
適正な労働環境作り
工事日報を作成することで、労働実態の可視化ができるようになります。
その結果、1人当たりの作業量が極端に多い場合や、稼働時間がかなり長くなっている場合、その現状に気付くことができ、改善に繋げられます。
生産性の向上
工事日報を作成することで、人件費も可視化されます。
建設工事における人件費の割合は約3割とされています。
そのため人件費をかけすぎていた場合には、作業員の配置を見直すことで人件費も見直すことができ、生産性の向上に繋がります。
エクセルでの工事日報の作り方
ダウンロードしたエクセルのテンプレートを使用することもできますが「自社にピッタリあう日報を使いたい」という場合はエクセルで1からフォーマットを作成することも可能です。
工事日報は形式が定められているわけではないので、自由に作成可能です。
それでは作成するときのポイントについて見てみましょう。
必要な項目が何か考える
まずは工事日報に記入する項目を洗い出します。
先述の通り、工事日報には定まった形式がありません。
そのためここでは項目の一例をご紹介します。
ここで挙げた項目以外にもその他必要な情報を書き加えたり、不要な情報を削除したりします。
- 日付
- 作業者名
- 天気
- 現場名
- 工期
- 作業部位と作業内容
- 共有事項
- 明日やること
エクセルで表を作る
必要な項目を考えたあとは、その項目を記載する欄を作成します。
エクセルでは表を簡単に作成することができるので、その機能を用いて項目の数だけ記載する欄を作ります。
エクセルを使って工事日報を書くメリット・デメリット
次にエクセルを使って工事日報を記入する際のメリット・デメリットについて考えてみましょう。
メリット
導入の手軽さ
インターネット上に公開されているテンプレートを使えばすぐに工事日報を作成できます。
また導入にも運用にもコストがかからず、ほとんどのパソコンにはエクセルが入っていることから、抵抗感なく導入できるでしょう。
使いやすいよう編集可能
エクセルでは文字のテイストや項目内容を自由に変更することができます。
これはテンプレートを用いている場合も同様に自由にカスタマイズできるため、自社の要望にあった分かりやすい日報テンプレートを利用することができます。
デメリット
情報共有のしづらさ
エクセルの工事日報のデメリットは、情報共有のしづらさです。
エクセルで工事日報を作成すると、作成者がエクセルファイルをメールなどで送信する作業が必要になります。
そのため情報共有に手間がかかってしまいます。
作業場所の制限
エクセルで工事日報を作成する場合は、パソコンで作業をする必要があります。
またエクセルのデータは、社内のパソコンやサーバーに保管している場合が多いです。
そのため現場での作業が終わった後に、パソコンで工事日報を作成するために会社に戻らなければならず、時間も手間もかかってしまいます。
工事日報の作成には無料施工管理アプリ 「テラ施工管理」がおすすめ
ここまでエクセルでの工事日報について見てきました。
「エクセルのデメリットを解消しつつ、簡単に工事日報を作りたい」
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テラ施工管理の工事日報は現場での作業終了後、手間なく簡単に報告を済ませることができます。
スマホ一つでいつでもどこでも提出可能
現場作業後、会社に戻らなくても現場から工事日報を提出可能です。
記入項目も必要なものにまとめられているため、従業員の負担もグッと減らすことができます。
すぐ全体で共有可能
テラ施工管理の工事日報は現場ごとのトークルームの中で提出します。
作成した工事日報はメールなどで提出する必要なく、共有することができます。
管理がしやすい
作成した工事日報は、カレンダーからすぐに確認することができます。
そのため探している日の日報を手間なく見つけることができ、管理も簡単です。
まとめ
今回はエクセルでの工事日報の作成方法やメリット・デメリットについて見てみました。
エクセルを用いることで自社にぴったり合う工事日報を作成することができます。
さらにエクセルは導入や運用に費用がかからないため、導入のハードルも低いです。
その一方でエクセルは情報共有のしづらく、作業の負担がかかってしまうため、施工管理アプリ「テラ施工管理」を提案しました。
テラ施工管理では、日報作成以外にも施工管理を効率化するための様々な機能を備えています。
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しかしアプリをいきなり導入することはハードルの高いことだと思います。
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