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業務日報とは
みなさんは毎日の業務の中で日報を作成していますか？
あらゆる業界において業務日報を作成しますが、建設業界においても日報を作成する場合が多く、「作業日報」と呼ばれます。
作業日報はその日に行った業務の内容を記録します。
ここでは作業日報の目的や書き方、効率的な作成方法について説明します。
業務日報作成の目的
まずは日報作成の目的についてです。
なぜ毎日作業日報をつける必要があるのか見てみましょう。
下請け会社の施工状況の把握
下請け会社と契約をしている場合は、下請け会社が行っている工事の進捗具合や施工状況を把握しておく必要があります。
下請け会社も日報を提出することで、契約通りの工事を行っていることを示すことができます。
また元請会社は日々の作業日報から工程や数量を集計し、外注費を決定します。
業務内容の進捗状況の把握
作業日報の中では、施工した部位や施工内容を記録することで、業務の進捗状況を見える化することができます。進捗具合を把握することで、業務の遅れやその時々に必要な材料などに気付くことができます。
建設工事においては工事が長期間になることも多く、また同時進行する場合も多いので、一つ一つの工事における進捗状況を把握するためにも作業日報は非常に重要です。
労務管理
労務管理とは従業員の労働状況を管理することです。労働状況が適切でなければ、従業員の心身共に悪影響を及ぼします。
作業日報では、作業開始時間や作業終了時間、作業内容などを記録することで、その従業員が適切な働き方をしているかどうかが分かります。
また建設業では現場に直行し、そのまま帰宅する場合も多くあるためタイムカードで勤怠管理を行うことは難しいです。
そこで日報で作業開始時間と終了時間を記入することで、それを基に就業時間を決定します。
業務日報の書き方
作業日報の内容はどのようなものを書けばいいのでしょうか？
作業日報には書き方が決められているわけではないため、どのように書いたらいいのか分からない方も多いでしょう。
ここでは項目の一例をご紹介します。
- 日付
- 作業社名
- 工事件名
- 作業開始時間・終了時間
- 作業部位
- 作業内容
上にあげたものが一例になりますが、その他に連絡事項や共有したいこと、明日の予定などを必要に応じて記入します。
業務日報の作成方法
作業日報を作成するには、手書き以外にも様々な方法があります。
ここではいくつか作業日報の作成方法をご紹介します。
エクセル
インターネット上では、エクセルなどのテンプレートを無料でダウンロードすることができます。
インターネット上にはたくさんのテンプレートがありますが、一般的な業務日報のテンプレートだと、建設業の項目に対応していない場合もあります。
そのためテンプレートを選ぶ際には建設業向けのものを選ぶと良いでしょう。
アプリ
アプリの中で日報記入をすることができるものもあります。
アプリを使用することで、手書きよりも大幅に時間を削減することができます。
またアプリのなかでも、日報記入に特化したものや日報以外の業務も行うことができるものがあります。
エクセルとアプリの比較
上記で手書き以外の2種類の日報作成方法を見てきました。
それではエクセルと、アプリそれぞれにどのような懸念点があるのでしょうか？
エクセル
オフィスに戻らなければならない
エクセルで作業日報を作成する場合、社内のサーバーでデータを保管する場合が多いでしょう。
その場合、作業日報を作成するには毎回オフィスに戻る必要があり、時間と手間がかかってしまいます。
エクセルの知識が必要
エクセルで作業日報を作成するとなると、最低限のエクセルの知識が必要になるでしょう。
エクセルは汎用性が高い分、様々な機能がついているため、使いこなすにはハードルが高いと思われる方も少なくないかもしれません。
アプリ
有料のものがある
アプリは初めだけ無料でのちに有料になったり、一定の機能は有料になってしまったりする場合があります。
そのためダウンロードする前に無料か否か確認しておくことをおすすめします。
使い方が分かりづらい
アプリは手書きと比べると使い方が分かりづらく、使いこなせるかどうか不安を感じられる方もおられるでしょう。
無料施工管理アプリ「テラ施工管理」での日報作成
上記でアプリでの作業日報作成について説明しました。
「作業日報を簡単に作成、保管・管理したいけどエクセルやアプリは難しそう」
そう感じてしまう方も多いと思います。
そこでおすすめしたいのが「テラ施工管理」という施工管理アプリです。
テラ施工管理では毎日の日報報告も現場ごとに提出できます。
- いつでもどこでも日報作成・提出
- エクセルの知識不要で簡単作成
- 完全無料の導入・使い方サポート
無料施工管理アプリ「テラ施工管理」での日報の書き方
テラ施工管理には、現場ごとにグループを作成できる機能があります。
そのグループのなかで日報を提出することができます。
以下が日報の項目です。
- 作業開始時間
- 作業終了時間
- 作業部位
- 作業内容
- 日報メモ
これらの内容に沿って記入するだけで簡単に、いつでもどこでも日報を提出することができます。
まとめ
今回は建設業における業務日報の目的や書き方を見てきました。
単に作業日報は一日の業務内容を報告するためだけではなく、労務管理や下請け会社との間においても重要な役割を持っています。
最後には効率的な業務日報の書き方として施工管理アプリの「テラ施工管理」をご紹介しました。
今回は日報作成機能に焦点を当てて説明しましたが、以下の機能もございます。
- アプリ内で写真を一括管理＆容量無制限
- 日報の記入
- 勤怠管理
- トーク・チャット機能
- 報告書作成機能
- 二人三脚の導入サポート
アプリを導入して施工管理を効率化させたいという方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
