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建設業における業務完了報告書とは？
みなさんは普段の業務で「業務完了報告書」を作成していますか？
業務完了報告書は、何らかの業務を行った際に業務が無事完了したことを元請業者やお客様などに報告するための文書です。
建設業においては「作業完了報告書」や「工事完了報告書」と呼ばれることが多いです。
今回は建設業における業務完了報告書を、テンプレートを用いて簡単に作成する方法についてお伝えします。
業務完了報告書 テンプレートの種類
まずはどんなテンプレートを使って書くのか見てみましょう。
テンプレートにはワードやエクセル、アプリなどがあります。
これらの特徴は以下の通りです。
ワード
ワードのテンプレートは比較的シンプルなものが多いです。
基本的に必要な情報を枠内に記入するだけのシンプルなテンプレートになります。
テンプレートによって工期入力欄の有無、経費内訳欄の有無などが異なるので、いくつか比較して決めるとよいでしょう。
またワードのテンプレートには写真を貼り付ける欄があるものは少ないです。
エクセル
エクセルのテンプレートは普及しており、インターネット上にもかなりの数のテンプレートが存在します。
しかしエクセルは本来、計算に特化したソフトです。
そのため「工事写真を貼り付けて、それに対する詳細を書く」という操作は向いていないのが実際のところです。
また、最低限のエクセルの知識も必要になります。そのため普段から使い慣れている方は使いやすい一方、慣れていない方にとっては使いこなすのに時間がかかる可能性があります。
アプリ
アプリに関しては、業務完了報告書に特化したアプリというよりも、工事関連の報告書を作成できたり、図面や写真を簡単に共有できたりなど他の機能もついていることが多いです。
そのため報告書の作成のみを行いたいという方には不要な部分も多いかもしれませんが、施工管理を一括で効率化させたいという方にはおすすめです。
業務完了報告書 テンプレートを選ぶポイント
次にテンプレートを選ぶ際に注目するポイントについてです。
一言でテンプレートと言っても、テンプレートにはあらゆる様式があり、どれが良いのか分からない方も多いと思います。
テンプレートの選び方が分からない方のために、選び方のポイントをご紹介します。
必要な項目は含まれているか
1つ目のポイントは、テンプレートに必要な項目が含まれているかどうかです。
エクセルやワードなど、インターネット上で無料ダウンロードできるテンプレートは数多くあります。
しかしエクセルなどのテンプレートはあらゆる業界に用いることができる、汎用性の高い業務完了報告書が多いです。
そのため、建設業における業務完了報告書に必要な項目が記載されているかをあらかじめ確認しましょう。
工事写真を貼り付ける欄があるか、その写真に対してメモする欄があるのかなど、記載したいことが記載できるか見ておくことをおすすめします。
テンプレートにアレンジを加えられるか
2つ目のポイントはテンプレートにアレンジを加えられるかどうかです。
無料でダウンロードできるテンプレートには様々な様式がありますが、自社が求めているぴったりのテンプレートが見つかるとは限りません。
そのため必要に応じて情報を書き加えたり、見やすいようにアレンジしたりできるテンプレートを選びましょう。
テンプレートを使って簡単に業務完了報告書を作成をするために
ここまでテンプレートの選び方を中心に見てきました。
ここで、上記の内容を踏まえた上で、簡単に報告書を作成できるおすすめのアプリ「テラ施工管理」についてお伝えします。
無料施工管理アプリ 「テラ施工管理」での作業完了報告書
「テラ施工管理」はこのような方におすすめです。
- エクセルなどの特別な知識がいらないものがいい
- 写真をパソコンに取り込むのが面倒くさい
- 自由な形式でテンプレートを利用したい
- 報告書作成以外にも施工管理をアプリでまとめて効率化したい
- 誰でも簡単に作成可能
テラ施工管理の報告書作成機能は、エクセルの知識が不要で、必要項目を入力するだけで完成します。そのため誰でも直感的に作成できる仕様になっています。
写真を取り込む必要なし
テラ施工管理にはチャット機能があり、元請業者と下請け業者の方がやりとりすることができます。
そのチャットの中でやり取りされた写真をそのままアプリ内で報告書に引用できるため、パソコンに写真を取り込む必要がありません。
自由にアレンジ可能
テラ施工管理のテンプレートは、基本項目が入力できるようになっていますが、必要に応じて項目を削除して別の項目に変えることも可能です。
また自由に記載できる欄もあるので、テンプレートでありながらも使いやすいようカスタマイズすることができます。
施工管理をまとめて効率化
テラ施工管理では報告書の作成機能以外にも、施工管理を効率化するための機能があります。
「テラ施工管理」で施工管理を効率的に
テラ施工管理は、必要な機能を揃えていながらもシンプルで分かりやすいため、ダウンロードしたその日からお使いいただける施工管理アプリです。
テラ施工管理のこれらの機能が完全無料でご利用いただけます。
トーク機能
既に普及しているチャットアプリと同じ感覚でご利用いただけます。
またトーク内でやり取りされた写真は自動で日にち別のアルバムに振り分けられます。
掲示板機能
掲示板機能を用いることで、重要事項を見逃すことなく全体に共有することができます。
そのため「言った言わない」のトラブルも防ぐことができます。
完全無料＆容量無制限の写真保存
テラ施工管理では写真を容量無制限で保存することができます。
他のほとんどのアプリでは容量に限りがあり、容量を増やそうとすると有料になる場合が多いです。
しかしテラ施工管理では容量無制限で写真を保存することができ、さらに追加料金もなく完全無料のため、安心してご利用いただけます。
その他、日報の記入や勤怠管理などの機能も必要に応じてご利用いただけます。
まとめ
ここまでテンプレートの選び方を中心に見てきました。
簡単に業務完了報告書を作成するために大切なことは以下の３点です。
- 自社にあったワード・エクセル・アプリを取り入れて効率化
- 必要な項目があるテンプレートを選ぶ
- アレンジを加えやすいテンプレートを選ぶ
最後には、直感的に報告書を作成することができる「テラ施工管理」というアプリをご紹介いたしました。
テラ施工管理では報告書作成以外にも、施工管理を効率化するための機能が充実しております。
また、導入に不安を抱えている方のために、無料のオンライン面談やご質問も随時受け付けております。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
