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この記事では、建設業向けの無料で簡単に作れる、日報の作り方について解説します。
工事現場において、作業者の勤怠や進捗状況、課題を共有するための大切な業務の一つ、日報。業務日報や作業日報には、業務の進捗を上司やチームに共有することで、作業を円滑に行うために欠かせない業務の一つです。この記事では、無料で作れる業務日報、作業日報の書き方、今日すぐに使えるアプリなどをご紹介します。
日報の作り方にはコツがある
同じ会社内であっても、営業日報、作業日報、工事日報、業務日報など、業務によって記載する必要項目は異なります。ネット上で日報のエクセルテンプレートを探そうとしても、自社にあったテンプレートが見つからない、必要のない項目が入っている場合が多いのはそのためです。
また、日報は作っただけではなく、毎日記載続けるものです。テンプレートをそのまま流用するのではなく、自社にとって日常的に利用するために、どんなツール、フォーマットが適しているのかを検討し、より社内に浸透するものを選ぶことがポイントです。
日報の作り方がわからない人向け、よくある作業日報の作り方１
作業日報はその日行った作業の内容を上司やチームに報告し、共有することを目的とする文書のことです。その日行った作業を振り返り、進捗を共有することで、作業進行に遅れがないか、課題はないかを把握するものです。
作業日報のテンプレートの基本記載項目として、名前、部署名、案件名、案件連絡先。
その下に時間と作業内容を時系列で記載するものが多く見られます。
作業日報はその日1日の業務を文書に記録し、報告することが1番の目的のため、内容には作業前のチェック項目や、作業部位など細かく分かれている場合もあります。
日報の作り方がわからない人向け、よくある業務日報の作り方２
業務日報は、一般的に一番多くの業種で利用される日報の種類です。主に複数の部下の業務の進捗状況を把握する目的のために使用されることが多く、それにより上司が正確な指示を出すための資料としても活用されています。過去の日報を蓄積し、組織の課題や改善点をみつけだし、ブラッシュアップを行う大切な業務の一つと言えるでしょう。
業務日報は多くの業種に対応するために、シンプルなフォーマットのものが多く出回っています。基本的な項目として、名前、部署名がありますが、上司に報告することを目的にしていることが多いため、承認印の欄がついていることが特徴です。
日報の作り方がわからない人向け、よくある工事日報の作り方３
建設業に欠かせない工事日報。作業の進捗状況や問題点を上司とチームに共有するという目的は、作業日報とほぼ同じ内容で、時間管理や勤怠管理にも利用される、重要な書類の一つです。現場管理メインで使うのか、時間管理（勤怠管理）メインで使うのかによって、作り方がガラリと変わることが特徴です。
基本的には案件名、連絡先、現場責任者、報告者、作業内容、作業時間などを記載します。
意外と見えづらい、工期の遅れにつながるような人員不足や品質への懸念などを、毎日の日報から読み解き、改善するために使いましょう。
日報の作り方がわかったら、活用方法を考えよう。
どんなに立派な日報の雛形を作っても、活用されなくては意味がありません。
毎日の日報からヒヤリハット事例を集積し、大きな事故を未然に防いだり、時間管理で勤怠のコストを割り出し、人件費を調整したり、作業の進捗を共有することで納期遅れを防いだりと、建設業における日報の活用による事業への貢献は計り知れません。
しかし、日報についてのイメージは「面倒くさい」「管理する時間がない」などマイナスな意見が多く、そもそも欲しい情報が正しく記載されないまま、なんとなく運用をしている企業様も少なくありません。
作った日報を活用するにはどうしたらいいの？
日報を活用するために、一番重要なのはデータの集積です。
作業員全員の日報提出を習慣化させ、ある程度の傾向がつかめてこそ、日報の最大限の効力を発揮することができるのです。紙やメールで日報を書いていて、書かない人が増えてきて日報という制度がなくなってしまうなどということのないように、しっかりと習慣化のポイントを抑えましょう。
日報の習慣化には、スマホアプリがおすすめ
「いつでもどこからでも確認・登録できるツールを選ぶ」
建設業の場合、基本的には外での作業や移動が多く、室内で長時間の事務作業を行うことは珍しいと思います。部下からメールで日報が送られてきて、それをエクセルに保管するためにPCを開く。そのためだけに事務所に戻っていたのでは、時間がいくらあっても足りません。
そこでおすすめしたいのが、外からでもスマホで簡単に日報を送れるツールの導入です。
導入というと、大げさなイメージを持たれるかもしれませんが、スマホアプリは、iPhoneはAppStoreから、AndroidはGoogle Playからダウンロードし、アカウントを取得するだけですぐにご利用できます。いくら大切な業務とは言え、高額な費用をかけて導入し、結局社内に浸透しなかったのでは、後の祭りです。
まずは無料のアプリを使って、簡単に日報管理をはじめましょう。
無料施工管理アプリ 「テラ施工管理」で日報管理
テラ施工管理は、導入費用無料、月額使用料無料、日報をLINEのように簡単に送れて、更にPDFでダウンロードもできるアプリです。
