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作業日報とは？
作業日報は、毎日の作業の進捗状況などを把握するためにも欠かせないものです。
毎日の作業日報の作成業務を効率的に行う方法の一つとして、エクセルがあります。
この記事ではエクセルを用いた作業日報の作り方やメリット・デメリットについてお伝えします。
エクセルでの作業日報の作り方
まずはエクセルでの作業日報の作り方について説明します。
エクセルで作業日報を作成する際には以下の2つの方法があります。
- 一から作成
- テンプレートを使用
一から作業日報を作るとなると、手間と時間のかかる作業になってしまうので、テンプレートを用いることで簡単に作成することができます。
テンプレートもインターネット上で無料でダウンロードすることができるので、形式や項目などが自社にあっているものを選ぶと良いでしょう。
エクセルでの作業日報のメリット・デメリット
それではエクセルで作業日報を作成する際にはどんなメリットとデメリットがあるのでしょうか？
それぞれ見ていきましょう。
メリット
無料で作成できる
メリットの1つ目は、無料で日報作成ができることです。
エクセルの場合、無料で作成することができ、導入のコストがかかりません。
テンプレートに関しても無料でダウンロードすることができます。
さらにランニングコストがかからないこともメリットの一つです。
書く内容が決まっている
メリットの2つ目は、テンプレートをダウンロードすれば、記載内容があらかじめ決められていることです。
はじめから書く項目が決まっていると、書く内容に困ることは少ないため時間をかけずに作成することができます。
自由にカスタマイズできる
メリットの3つ目は、エクセルの機能を用いて自由にカスタマイズできることがあります。
テンプレートを利用していたとしても、エクセルは自分で項目内容や文字の大きさなどを、自由に自社に合わせてカスタマイズすることができます。
デメリット
社内で作成しないといけない
1つ目のデメリットとして、社内で作成しなければいけないことが挙げられます。
エクセルを用いて作業日報を作成・保管する場合は、パソコンで日報を作成し、そのデータを社内のサーバーに保存していることが多いです。
そうなると、作業日報を書くために事務所に戻らなければいけなくなり、時間も手間もかかってしまいます。
情報管理の大変さ
2つ目のデメリットは、情報管理が大変なことです。
日報は毎日の業務を記録するものなので、大幅にファイル数が増加します。
しかしエクセルでは一括検索することができないため、必要な情報を探すのが困難になるでしょう。
一つ一つのファイルを開いていてはかなりの時間がかかってしまいます。
毎日書いている作業日報を有効活用するためにも、管理のしやすさは重要なポイントです。
負担の大きさ
3つ目のデメリットは、従業員の負担の大きさが挙げられます。
エクセルで作業日報を作成するときは、先述した通り、まずは出先から戻ってくる必要があります。
その後、その日に行った作業を思い返してエクセルに記入、それをファイルに入れたり上司にメールしたりする、というようにかなりの工程が必要になります。
現場での作業が終わったあとにこのような作業を行うのは面倒と感じる方も少なくないでしょう。
作業日報の作成には無料の施工管理アプリ「テラ施工管理」がおすすめ
ここまでエクセルでの日報作成のメリット・デメリットを見てきました。
「エクセルのメリットを残しつつ、デメリットを解消したい」
という方には「テラ施工管理」がおすすめです。
シンプルな項目＆自由なメモ欄
テラ施工管理の日報の項目は以下のシンプルなものになっています。
書ききることができない部分やその他の必要な情報に関しては、日報メモの欄に自由に記載することができます。
- 作業開始時間・終了時間
- 作業部位・内容
- 日報メモ
いつでもどこでもスマホ一つで完了
テラ施工管理ではいつでもどこでもスマホ一つで、日報作成から提出まで行えます。
そのため現場から事務所に戻る必要もなく、時間も手間もかかりません。
カレンダーからすぐに見つけられる
カレンダーからすぐにその日の日報を確認することができます。
そのため探している日の日報を手間なく見つけることができ、管理も簡単です。
まとめ
今回はエクセルで日報を作成する方法と、そのメリット・デメリットについて見てきました。
エクセルは無料で利用することができ、さらに業務を効率化することができますが、管理や作成に手間がかかる部分があります。
そこでデメリットを解消するためにご紹介したのが「テラ施工管理」です。
テラ施工管理では、日報作成以外にも施工管理を効率化するための様々な機能を備えています。
- アプリ内で写真を一括管理＆容量無制限
- 日報の記入
- 勤怠管理
- トーク・チャット機能
- 報告書作成機能
- 二人三脚の導入サポート
しかしアプリをいきなり導入することはなかなかハードルの高いことだと思います。
そこで導入や運用に不安を抱えておられる方のために、完全無料のオンライン面談を行っておりますので、お気軽にお問い合わせください。
